Способы отправки почтовой корреспонденции

Как отправить простое письмо по почте

Все почтовые отправления, пересылаемые Почтой России, подразделяются на две категории: простые и регистрируемые. Первая категория, к которой относится простое письмо, характеризуется тем, что принимаются отправления от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляются (вручаются) адресату без подтверждения факта получения.

Регистрируемые почтовые отправления, к которым относятся заказные и ценные письма, принимаются от отправителя с выдачей ему чека и вручаются адресату лично в руки под роспись. Каждому заказному и ценному письму после регистрации в системе присваивается уникальный трек-номер, с помощью которого клиент может отследить свое почтовое отправление через специальные онлайн-сервисы. Простая письменная корреспонденция — этого лишена.

Человеку, который хочет отправить простое письмо по почте, следует учесть, что такие дополнительные услуги, как

уведомление о вручении,
опись вложения,
наложенный платеж,

для выбранного им вида письменной корреспонденции будут недоступны. Соответственно, если необходимо отправить обычное письмо с уведомлением о вручении, то выбирать следует другой вид – заказное или ценное письмо.

Как отправить

Простое письмо – это самое обычное письмо, с помощью которого люди ведут личную переписку, либо отправляют малоценные документы. Чтобы его отправить, выполните следующие действия:

Купите любой конверт подходящего размера (размеры конвертов и соответствие их обычным листам бумаги смотрите ниже):
Наклейте на конверт марки (если требуются) и напишите на нем адресные данные получателя и отправителя.
Запакуйте конверт и опустите в почтовый ящик Почты России или передайте в руки оператора.

Сколько клеить марок

Почтовые конверты продаются двух видов:

маркированные – ни них нанесена марка типографическим способом в виде букв A или D;
немаркированные.

Для отправки простой письменной корреспонденции лучше приобретать конверт с литерой (буквой) А – они дешевле. В такой «упаковке» можно отправить обычное письмо весом до 20 грамм без дополнительного наклеивания марок – это примерно 3 листа бумаги формата А4 с учетом массы самого конверта. В том случае если вес вашего отправления превышает 20 грамм, то за каждые дополнительные 20 г. необходимо доклеить марок общим номиналом на 3 рубля.

В случае если в ваших руках оказался немаркированный конверт, то за первые 20 г веса необходимо наклеить марок на 23 рубля, а за каждые последующие 20 г – также по 3 рубля.

Сколько стоит отправить простое письмо

Максимальный вес простого письмо может составлять 100 г. Тарифицируется каждые 20 г веса. Первые 20 г – самые дорогие.

Ниже приведена таблица, в которой указана стоимость отправки в зависимости от веса и примерное количество листов формата А4, которые можно вложить в конверт.

Вес, г.	Стоимость, руб.	Примерное количество листов формата А4
до 20 г	23	3
от 21 до 40	26	7
от 41 до до 60	29	11
от 61 до 80	32	15
от 81 до 100	35	19

Как написать адрес

Адресные данные и ФИО необходимо писать максимально разборчиво. От этого во многом зависит — дойдет письмо до адресата или нет.

Адрес получателя пишется в правом нижнем углу конверта, а данные отправителя в левом верхнем.

В адресе необходимо указать следующие данные:

полностью ФИО (фамилия имя отчество),
название улицы, номер дома и квартиры,
название населенного пункта,
название района, области (республики, края),
почтовый индекс.

Если желаете отправить простое письмо «До востребования», укажите только почтовый индекс, название города (село, район, область), полностью ФИО и добавить надпись — «До востребования». После доставки такого письма в конечное ОПС у адресата будет 30 дней, чтобы забрать предназначенное для него отправление. По истечение 30 дней хранения простая письменная корреспонденция назад отправителю не возвращается (в отличие от заказных и ценных писем).

Простое письмо, на адресном ярлыке которого указан адрес получателя полностью (номер дома, квартиры), доставляется почтальоном и опускается в почтовый ящик адресата.

Отправка документов

Обработка и отправка документов по почте осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы делопроизводства в соответствии с Правил оказания услуг почтовой связи [21]. В небольших учреждениях прием корреспонденции для отправления осуществляет секретарь. Документы, предназначенные для отправки, принимаются полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными и с отметкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений).

Структурные подразделения и отдельные исполнители обязаны передавать исходящие документы и другие отправки в службу делопроизводства (секретарю) в часы, установленные для этого инструкцией по делопроизводству учреждения.

Сотрудник экспедиции (секретарь) проверяет правильность оформления документов:

o наличие подписи;

o наличие даты (в случае отсутствия ее проставляют) и номера;

o наличие заголовка документа;

o наличие отметки об исполнителе;

o наличие на отпусках виз, в т. ч. визы исполнителя;

o правильность расположения реквизитов согласно государственных стандартов;

o правильность адресования;

o наличие адреса, если документ направляется учреждению, которую не внесен в адресную книгу (список) постоянных корреспондентов;

o наличие списка на розсипку (если документ рассылается более чем в четыре адреса);

o наличие всех листов документа и всех приложений, указанных в основном документе;

o соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документов как по почте, так и по факсу.

Документы, оформленные ненадлежащим образом, подлежат возврату исполнителю для доработки.

Подготовка исходящих документов к отправке осуществляется в следующем порядке:

o сортировка корреспонденции по видам почтовых отправлений;

o написание адресов на конвертах;

o фальцовки документов (сворачивание листов) и вкладывания их в конверты;

o заклеивания конвертов;

o определение стоимости отправления;

o составление списка на заказную и ценную корреспонденцию;

o передача в отделение связи.

Ответственность за упаковку документов возлагается на исполнителя документа и службу делопроизводства.

Во время обработки исходящей корреспонденции следует придерживаться следующих правил:

o документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня;

o в случае отправки корреспонденции в другие города, кроме названия организации, должности и фамилии адресата, следует указывать точный адрес в соответствии с Правил оказания услуг почтовой связи [21];

o оригиналы распорядительных и других внутренних документов остаются в учреждении, которая является их автором. До других учреждений направляют их заверенные копии;

o на оригиналах документов, подлежащих возврату в учреждение, на верхнем правом берегу первой страницы проставляют штамп: «Подлежит возвращению»;

o на заказную и ценную корреспонденцию составляется опись вложения, в которой сотрудник экспедиции (секретарь) проставляет свою фамилию и дату отправки;

o документы с электронными носителями, посылки и бандероли должны быть в упаковке, соответствующей техническим требованиям и требованиям по сохранности носителей и записанной на них информации;

o обязательная сопроводительная документация к некоторым категориям документов с электронными носителями; документов, в которых не предусмотрено указание даты, регистрационного индекса и адреса получателя; посылок и бандеролей) проходит экспедиционное обработки на общих основаниях;

o для отправки документов, направляемых постоянным адресатам, рекомендуется использовать конверты с заранее напечатанными адресами;

o все документы, отправляемые в один адрес, вкладываются в один конверт, а на письмах с несколькими адресатами подчеркивается название того корреспондента, которому направляется экземпляр письма.

в Последние годы с развитием отправки документов с помощью средств электрической связи (телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, уменьшается.

Передача информации адресатам с помощью средств электрической связи осуществляется быстро и оперативно. В то же время и в этом случае следует придерживаться определенных правил.

Телеграммы, принимаются сотрудником службы делопроизводства для отправки, должны быть завизированы, подписаны, датированы, зарегистрированы и иметь отметку о категории и вид отправления.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи на основании подписанного соответствующим должностным лицом текста телефонограммы.

При передаче документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими правилами:

o документы должны быть подписаны и зарегистрированы;

o объем документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов;

o документ для передачи по каналам факсимильной связи подается с заявкой (см. приложение 52), подписанным руководителем структурного подразделения.

Виды документов, которые передаются по каналам факсимильной связи, а также необходимость и порядок досилки их бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству учреждения.

В случае отправки электронных сообщений централизованно службой делопроизводства ее работник запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, в котором указывает имя, дату и время отправления, электронный формат, информацию об использовании электронной подписи, объем документа, информацию о «сжатия» документа с указанием используемой программы.

Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии со списком на рассылку. Каждому абоненту выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через почтовые ящики.

Поскольку при передаче документов по электронной почте возникает проблема заверение подписи (авторизации документа), необходимо пользоваться специальной программой, что дает возможность применять электронную цифровую подпись или электронная подпись (при условии заключения соглашения об авторизации с определенным корреспондентом).

Виды документов, информация которых передается по электронной почте, а также необходимость и порядок досилки их бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству с учетом технических и программных средств, функционирующих в учреждении.

В случае внедрения в учреждении системы электронного документооборота исполнителям обычно пересылается РКК документа с прикрепленным файлом, который содержит электронный образ документа. При этом ответственному исполнителю при необходимости может передаваться и бумажный оригинал документа. Применение такой технологии дает возможность уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в учреждении, сократить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей делопроизводственным персоналом.

Виды внутренних отправлений

Существует 3 основных вида внутренних почтовых отправлений: письмо, бандероль и посылка. Кроме того, есть ускоренная доставка 1 класса и курьерская экспресс-доставка EMS.

Письмо

Письмо — почтовое отправление с письменным сообщением. Письма могут быть простыми, заказными или с объявленной ценностью, и предназначены только для пересылки письменных сообщений. Максимальная масса письма — 100 граммов.

Бандероль

Бандероль — почтовое отправление с малоценными печатными изданиями, рукописями и фотографиями. Бандероли бывают простыми, заказными и с объявленной ценностью. Минимальная масса — 100 граммов, максимальная — 2 килограмма.

Посылка

Посылка — почтовое отправление с предметами культурно-бытового и иного назначения. При массе от 10 кг посылка считается тяжеловесной. Если сумма длины, ширины и высоты более 120 см или любая из сторон превышает 60 см, то посылка считается негабаритной. Максимальный размер негабаритной посылки — 350×190×130 см (сумма трех измерений должна быть не больше 300 см.)

Отправления 1 класса

Отправления с ускоренной доставкой писем (простые, заказные, ценные), бандеролей (заказные и ценные) и посылок.

Экспресс-посылка EMS

Посылка с ускоренной доставкой курьером до двери, максимальная масса отправления 31,5 килограмм.

Виды международных отправлений

Международное письмо

Международное письмо — почтовое отправление с письменным сообщением. Письма могут быть простыми, заказными или с объявленной ценностью, и предназначены только для пересылки письменных сообщений. Делятся на авиа и наземные. Максимальная масса письма — 2 килограмма.

Международная бандероль

Международная бандероль — почтовое отправление с малоценными печатными изданиями, рукописями и фотографиями. Международные бандероли бывают простыми и заказными. Делятся на авиа и наземные. Максимальная масса — 5 килограммов.

Международный мешок «М»

Мешок «М» — это международное отправление с большим объемом печатной продукции: бумагами, книгами, журналами. Бывают простыми и заказными, делятся на авиа и наземные. Максимальная масса — 14,5 килограммов.

Международный мелкий пакет

Мелкий пакет — это небольшое международное отправление за границу с небьющимися предметами и образцами товаров. Бывают простыми и заказными, делятся на авиа и наземные. Максимальная масса — 2 килограмма.

Международная посылка

Международная посылка — это почтовое отправление с предметами культурно-бытового и иного назначения. Бывают авиа и наземные. Максимальная масса — 20 килограммов.

Под наземной доставкой понимается доставка по суше, а также по воде. Иными словами, наземная доставка — это все, что не относится к авиационной доставке.

Товарные вложения

В настоящее время согласно правилам Почты России товарное вложение можно отправлять посылкой или посылкой 1 класса.

Для отправки товарного вложения в другие страны используется международный мелкий пакет или международная посылка.

Объявленная ценость

Сумма объявленной ценности для посылок и писем не ограничена и указывается в полных рублях. Для всех отправлений 1 класса установлено максимальное ограничение в 20000 рублей, для бандеролей с объявленной ценностью — 10000 рублей.

Наложенный платеж

Наложенный платеж — сумма, которую необходимо заплатить адресату для получения отправления. Включает в себя сумму наложенного платежа (фактически, равна объявленной ценности) и комиссию Почты России за почтовый перевод денежных средств. Наложенным платежом допускается отправлять только ценные отправления и посылки.

Каналы доставки корреспонденции получателям

Многие организации каждый день отправляют десятки и даже сотни писем. Все ли они доходят до адресатов? Ведь письма бывают очень разными, и некоторые из них мало доставить – важно еще и получить документальное подтверждение о доставке.

Какие каналы доставки корреспонденции считаются самыми надежными, а к каким лучше не прибегать при отправке серьезных документов, рассмотрим в статье. Также мы уделим внимание понятию «юридически значимое сообщение».

Внешняя и внутренняя переписка по электронной почте

E-mail – один из самых быстрых и удобных инструментов коммуникаций, но пользоваться этим инструментом тоже нужно уметь.

Напомним о количестве экземпляров подготовленных исходящих писем. Оно зависит от избранного канала отправки. Если планируется отправить письмо по почте или доставить курьером, то количество экземпляров исходящего письма равняется количеству адресатов плюс еще один – визовый экземпляр, который останется у отправителя и будет подшит в дело. Если письмо будет отправлено по факсу или в отсканированном виде по электронной почте, то достаточно и одного экземпляра: над ним произведут все манипуляции по отправке и поместят в дело.

Итак, проект исходящего письма готов, и его исполнитель принимает решение о том, каким образом будет отправлять письмо получателю. Рассмотрим каждый из каналов доставки писем подробно.

Доставка писем курьером

Не так давно этот способ назывался также «доставка нарочным», а еще раньше «фельдъегерской связью». Принцип доставки корреспонденции от названия не меняется: работник организации берет с собой два экземпляра письма и лично едет к адресату, чтобы передать письмо в канцелярию или секретарю. Один экземпляр письма останется у отправителя, а на втором курьер попросит поставить отметку о том, что письмо принято.

Что же это за отметка и какую информацию она должна содержать?

Обратимся к нормативным документам. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», отметка о поступлении документа в организацию – самостоятельный реквизит, который «содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа» (п. 3.29).

«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» немного дополняет исходный ГОСТ:

3.24. (…) Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

Но предложенные ГОСТом и методическими рекомендациями к нему методы оформления реквизита не всегда достаточны. Многие юристы (особенно при направлении претензий и требований) настаивают на том, чтобы принимающий корреспонденцию работник лично расписался на визовом экземпляре письма.

Не всегда бывает так, что секретарь или канцелярия адресата примут письмо в обычном рабочем порядке, спокойно и без разговоров поставив «правильную» отметку на экземпляре отправителя.

Если между компаниями существуют напряженные отношения, если дело дошло до претензий и требований, то принимающий почту работник может получить однозначные инструкции от руководства: ни под каким видом не брать письма от «вражеской» организации, нигде не расписываться, никаких отметок не ставить. В этой ситуации курьер, конечно, может настаивать на своем, но лучшим решением будет отправить письмо по почте. Ведь даже если получатель в конце концов согласится принять письмо, поставив ничего не значащую отметку типа «Принято», «вх. № 43» (написанную карандашом) или просто дату, то такие отметки не имеют никакой юридической силы и доказательством приема письма не являются.

Таким образом, в «мирное» время взаимоотношений двух компаний будет достаточно и отметки о приеме, оформленной согласно ГОСТ…

ООО «Печатный двор»

… а при направлении претензий и других подобных документов рекомендуется потребовать оформить отметки следующим образом:

Секретарь Стрельцова К.А. Стрельцова

Виды почтовой корреспонденции

ОБЩАЯ ТЕРМИНОЛОГИЯ

Внутренние почтовые отправления
Внутренними называются почтовые отправления, принимаемые для пересылки в пределах территории Российской Федерации.

Международные почтовые отправления
Международными называются почтовые отправления, принимаемые для пересылки за пределы Российской Федерации, поступающие на ее территорию из других государств либо следующие транзитом через территорию Российской Федерации и пересылаемые в рамках международного почтового обмена.

Простые почтовые отправления
Простыми называются почтовые отправления, принимаемые без выдачи отправителям квитанций, вручаемые (доставляемые) адресатам без расписки.

Регистрируемые почтовые отправления
Регистрируемые (обыкновенные, заказные, с объявленной ценностью) — принимаемые от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаемые адресату (его законному представителю) с его распиской в получении.
Регистрируемые почтовые отправления могут пересылаться с описью вложения, с уведомлением о вручении и с наложенным платежом.
Зная почтовый идентификатор почтового отправления (трек номер 14-ти символьный внутрироссийский или международный) можно отследить прохождение почтового отправления. https://www.pochta.ru/tracking

Почтовые отправления с объявленной ценностью
Почтовое отправление с объявленной ценностью — почтовое отправление, принимаемое с оценкой стоимости вложения, определяемой отправителем; подается на предприятие связи в открытом или закрытом виде.

Авиаотправления
Авиаотправлениями называются почтовые отправления, принимаемые для пересылки на всем пути или на отдельных его участках воздушным транспортом.

ВИДЫ ПОЧТОВЫХ ОТПРАВЛЕНИЙ

Почтовая карточка
Почтовая карточка — почтовое отправление в виде письменного сообщения на специальном бланке, пересылаемое в открытом виде.
Почтовые карточки могут быть простыми или заказными. Предельные размеры: минимальный: 90 × 140 мм, максимальный: 120 × 235 мм. Предельный вес: 20 г.

Письмо
Письмо — почтовое отправление с письменным сообщением.

Письма могут быть простыми, заказными, 1 класса или с объявленной ценностью, и предназначены только для пересылки письменных сообщений.

Предельные размеры: минимальный: 110 × 220 мм (евроконверт Е-65) или 114 × 162 мм (конверт формата C6); максимальный: 229 × 324 мм (конверт формата A4).

Предельный вес: по России 100 г., международное — 2 кг.

Бандероль
Бандероль — почтовое отправление с бумажной продукцией и печатными изданиями — журналы, книги, плакаты и др.

Бандероли бывают простыми, заказными, 1 класса и с объявленной ценностью.

Бандероль в прямоугольной упаковке

Хотя бы одна сторона — не меньше 105 × 148 мм, чтобы на нее можно было нанести адресный ярлык.

Сумма трех измерений (длина, ширина и высота) — 90 см. Длина — 60 см

по России — 2 кг, за границу — 5 кг

Бандероль в рулоне

Сумма длины и двойного диаметра — 17 см. Длина — 10 см

Сумма длины и двойного диаметра — 104 см

по России — 2 кг, за границу — 5 кг

Посылка
Посылка — почтовое отправление с предметами культурно-бытового и иного назначения. Посылки бывают простыми и с объявленной ценностью.

Допустимые размеры обыкновенной посылки: максимальный 53 × 38 × 26,5 см.

Предельный вес: 10 кг, тяжеловесные посылки — до 20 кг (наценка 40 %)

Размер адресной стороны для всех посылок — не менее 24 × 16 см.

Для тяжелых и крупногабаритных посылок к стоимости пересылки прибавляется наценка 40% за вес или размер.

Консультации по услугам всегда можно получить, позвонив по телефону: (495) 798-36-28 или обратившись по электронной почте: Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.