Когда начинать новую нумерацию приказов в доу

Приказ о нумерации приказов

Приказ о нумерации приказов – важная бумага в делопроизводстве организации. От ее подписания зависит принятие системы нумерации соответствующей документации.

Значение

Эффективность функционала предприятия любой величины определяется в том числе состоянием его делопроизводства. Невозможно работать там, где нет порядка. Для того чтобы ввести нумерацию приказов, их индексацию и осуществлять планомерную политику последовательного делопроизводства, и существует приказ о нумерации приказов. Сотрудники, ответственные за кадровое делопроизводство в фирме, осуществляют:

заполнение трудовых книжек;
формирование личных дел, а также должностных инструкций;
составление приказов по личному составу;
контроль за формированием штатного расписания и соблюдением графика отпусков;
хранение документации, при необходимости – сдачу ее в архивы;
при необходимости – внесение изменений в существующие бумаги.

Разновидности приказов

Нумерация документов этого типа необходима для быстрой ориентации в бумагах компании. Проверяющие организации обычно интересуются положением дел с нумерацией приказов, их наличием на своих местах и другими принципиально важными моментами делопроизводства.

Приказы делят по разным видам. В частности:

По личному составу. Для долгосрочных — до 2003 года – 75 лет, для краткосрочных – 5 лет. К краткосрочным относятся приказы о выговорах, отпусках, командировках и пр. А к долгосрочной группе приказов относят бумаги о принятии на работу, увольнении, смене фамилии и других персональных данных.
По основной деятельности. В эту группу можно поместить все остальные распоряжения, которые не вписываются в приказы по личному составу.

Специфика

Приказ о нумерации приказов призван не только документально зафиксировать, что организация приступает к нумерации письменных распоряжений руководителя или лиц с соответствующими полномочиями. Документ призван зафиксировать систему буквенных индексов. Каждый из индексов при этом имеет свою расшифровку, например:

«п» — сотрудника принимают на работу;
«у» — происходит увольнение;
«лс» — приказы по личному составу;
«к» — командировки, причем отдельно «вк» — командировки внутри организации и «зк» — заграничные командировки;
«от» — работник уходит в отпуск.

Индексы принимаются каждой организацией отдельно, в зависимости от ее специфики и величины. Мелкие компании могут ограничиться двумя-тремя индексами. Крупные фирмы переходят на новый «уровень» нумерации, так как так более удобно вести делопроизводство.

Словом, даже если у организации уже приняты правила регистрации распоряжений, отдельный приказ, посвященный нумерации приказов, не будет лишним.

Элементы приказа о нумерации приказов

Бумага оформляется в свободной форме, но в прикрепленном образце содержатся:

Наименование и реквизиты компании. В идеале приказ печатается на бланке организации.
Название и номер приказа. По умолчанию это распоряжение подписывается первым номером, так как до него бумаги не подвергаются нумерации.
Место подписания.
Дата составления.

Все это – необходимая информация для всех документов данного типа. После вводной части идет основная часть приказа о нумерации приказов. Она содержит данные о:

Периоде, с которого нумеруются приказы. Это может быть просто год начала нумерации.
Перечислении принимаемых буквенных индексов. Список будет вполне уместен.

Том, на кого возлагается контроль за исполнением подписываемого распоряжения. Это может быть сам руководитель, его заместитель или отдельный сотрудник. Ответственное лицо будет отвечать за соблюдение принятой нумерации распоряжений.

Завершают приказ подписи руководителя организации и работника, ответственного за выполнение приказа.

Нюансы

Бывает, что для приказов по основной деятельности кадровая служба компании оставляет только цифровой код. Такая система нумерации – тоже один из приемлемых вариантов. Буквенная индексация в приказах будет следовать сразу за номером через вертикальную черту или дефис. Такие порядки приняты в оформлении официальной документации.

Порядок ведения приказов в фирме обязательно необходимо прописать в принятом положении о кадровом делопроизводстве. Иначе принятые решения будут юридически неверны.

Дополнительное удобство

Некоторые кадровики предпочитают вести журналы приказов. Причем часто разные для разных видов приказов. На законодательном уровне эта практика не закреплена, однако в повседневной практике делопроизводителя очень полезна. Какую-либо бумагу можно найти быстро, сразу сказать ее номер, основное содержание и дату подписания. Факт отметки в журнале – это доказательство существования (или передачи) приказа в принципе. Юридическую грамотность документа он не подтверждает.

Сроки

Периодичность издания такого приказа – 1 раз в год. Каждый последующий делопроизводительный год – это повод к новому подписанию. Таким образом приказы разных годов имеют меньше шансов попасть в одну папку. Передача бумаг в архив становится более упорядоченным процессом. Поэтому большинство руководителей организаций предпочитает подписывать приказ о нумерации приказов с началом нового года, в январе. Исключением будут являться только организации сферы образования и культуры. Их год начинается с 1 сентября, и отсчет письменных распоряжений желательно производить с этой даты.

Возможные ошибки

Чаще всего в приказах допускаются фактические ошибки: изменились место и локальные акты компании, необходима ссылка на скорректированные законы и пр. Простое перепечатывание приказа будет в таких случаях некорректным.

Для того чтобы юридически грамотно оформить правки, возникающие со временем, необходимо сформировать отдельное приложение к приказу о нумерации приказов. В нем и указываются цели, причины, конкретные места корректировки в бумаге. Закон не ограничивает количество таких приложений. Однако при большом объеме документации стоит обдумать вопрос о подписании нового приказа, с внесением всех необходимых правок.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Кадровая документация представляет собой обширный комплекс приказов, форм, заявлений и иных документов. Для того, чтобы свободно ориентироваться в этом изобилии, нужна унифицированная система классификации и нумерации. В данной статье рассмотрим, по каким принципам производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве.

Для чего нужна нумерация

Если в маленьких фирмах приказы выносятся не так часто и кадровой документации не так много, то на крупных предприятиях с численностью персонала более 100 человек такие документы могут оформляться по несколько штук в день. Нумерация в данном случае решает проблемы:

поиска необходимого приказа;
установления взаимосвязей между несколькими приказами (например, о сокращении штата и увольнении конкретного сотрудника);
организации хранения документации;
систематизации приказов по содержанию.

Приказы имеют разные сроки хранения, которые зависят от категории документа. Так, документы по личному составу, отражающие важные факты трудовой жизни работника, хранятся:

75 лет – вынесенные до 2003 года;
50 лет – с начала 2003 года.

Приказы, связанные с отпусками, командировками и иными подобными фактами, хранятся 5 лет.

Так, нумерация может служить для обозначения срока хранения документа.

Основные принципы нумерации

Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве нигде не закреплены. Организация вправе сама определить, по каким принципам производить нумерацию. Однако существует общепринятый порядок, которым руководствуется большинство предприятий.

Номер приказа, как правило, состоит из цифр – порядкового номера приказа и буквенного кода – индекса, означающего разновидность документа и(или) срок его хранения. Индекс добавляется к цифрам через слеш, дефис или иной символ.

Примерами индексов могут служить:

«лс» — приказы по личному составу;
«п» — о приеме на работу;
«у» — о расторжении трудового договора;
«к» — о назначении командировки и т.д.

Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, обычно нумеруются при помощи только цифр, индексы не используются, однако организация может использовать и буквенный код, и никто не может ей это запретить.

Присвоение приказам номеров осуществляется в хронологическом порядке начиная с цифры 1. Каждый год нумерация начинается с начала. Исключение составляют образовательные учреждения и учреждения культуры – в них началом года в целях делопроизводства является 1 сентября. Такая нумерация упрощает решение вопросов, связанных с поиском и хранением приказов.

Принятый в организации порядок нумерации приказов должен быть закреплен в положении о кадровом делопроизводстве или в приказе руководителя о введении соответствующего порядка.

Регистрация приказов

Еще один способ систематизации приказов – их регистрация. И хотя такая обязанность также не предусмотрена законодателем, ведение журналов регистрации приказов приносит ощутимую пользу в этом деле.

Как правило, регистрация приказов по личному составу и касающихся основной деятельности осуществляется в разных журналах. Это связано и с разными сроками хранения документов, и с их назначением. Нумерация их также ведется отдельно.

Журнал (или книга) регистрации приказов с индексом «лс» представляет собой таблицу, в которую заносятся следующие данные:

номер приказа (с индексом);
дата его издания;
Ф.И.О. работника, в отношении которого издан приказ;
структурное подразделение, в котором он числится;
должность;
табельный номер;
реквизиты трудового договора;
суть приказа – кратко;
расписка в ознакомлении с приказом или получении его копии.

В журнале приказов, касающихся основной деятельности, следует указать:

дату исполнения приказа;
ответственных лиц и их подписи.

Внесение изменений в приказ

Если стало известно, что отдельные положения приказа являются неточными, неисполнимыми или неактуальными, появляется необходимость внести в документ соответствующие изменения.

Внесение исправлений непосредственно в приказ недопустимо. Для того, чтобы исправить ошибку, дополнить документ или признать определенный пункт недействительным, издается еще один приказ, в котором указываются:

реквизиты изменяемого приказа;
суть и основания изменений;
действия, которые необходимо совершить в связи с изменением приказа;
лица, ответственные за исполнение нового приказа.

Изменяющий документ нумеруется и регистрируется в соответствии с установленным порядком.

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — важный вопрос для любой компании вне зависимости от ее величины и структуры. Как правильно организовать этот процесс, расскажем в нашей статье.

Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства. Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов:

по оформлению личных дел сотрудников;
внесению записей в трудовые книжки;
формированию должностных инструкций;
подготовке приказов по личному составу (увольнению, приему, перемещению сотрудников и т. д.);
разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.

Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта:

При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера).

Что значит присвоить номер приказу

Присвоить номер приказу — значит:

упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;

ВАЖНО! Законом «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).

в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.

Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.

Как присвоить номер приказу

Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.

Расшифровка номера приказа следующая:

цифровой код присваивается по порядку всем приказам с начала календарного года независимо от их вида;
буквенный шифр выступает приставкой к цифре, позволяющей идентифицировать видовую принадлежность приказа.

В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).

Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.

Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.

ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.

К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.

Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).

Итоги

Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве. Способ нумерации определяется компанией самостоятельно.

Еще много полезных статей по кадровому делопроизводству вы найдете в рубрике нашего сайта «Кадровые документы и образцы».

Можно ли нумеровать приказы по основной деятельности не с начала года, а с 1 сентября?

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Мы нумеруем приказы по школе по личному составу, начиная с календарного года, а нумерацию приказов по основной деятельности (в силу специфики образовательной деятельности) мы начинаем с начала учебного года, т.е. с 1 сентября. Вопрос1. Является ли это нарушением? Вопрос 2. Можем ли мы начать нумерацию приказов по основной деятельности не с 1 сентября, а с 1 августа, так как уже началась подготовка к новому учебному году?

Ответ

Вопрос1. Является ли это нарушением?

Порядок нумерации приказов законодательством не установлен.

Ранее действовала Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536, устанавливающая, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Однако она утратила силу на основании Приказа Минкультуры России от 11.05.2010 № 260.

Таким образом, организация сама решает, как вести нумерацию приказов – в пределах календарного года или иного периода.

Этот порядок можно определить локальным нормативным актом организации.

Вопрос 2. Можем ли мы начать нумерацию приказов по основной деятельности не с 1 сентября, а с 1 августа, так как уже началась подготовка к новому учебному году?

Да, можете, т.к., как было указано выше, порядок ведения нумерации приказов законодательством не установлен.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ответ: Какие приказы относят к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности

Приказы по личному составу – это документы, которыми оформляют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п. Все остальное – это приказы по основной деятельности.

В общем случае приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если они созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет. При этом приказы по личному составу, которые составили в период госслужбы, которая не является государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от того, когда их создали. Исключение есть для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

С уважением и пожеланием комфортной работы, Наталья Никонова,

Приказы по ДОУ по основной деятельности

Статьи по теме

Документационное обеспечение учреждения — это база любого предприятия, государственного или частного. В дошкольном учреждении с документационным обеспечением тесно взаимосвязаны управленческие функции, кадровые вопросы, планирование, финансирование. Любые решения в ДОУ нормативно-распорядительного характера оформляются приказами.

В ДОУ, как и в любом другом учреждении, существует три книги приказов:

две по личному составу (увольнение и прием, отпуск и командировки)
одна книга приказов по основной деятельности.

Это книга самая объемная, так как содержит распоряжения по административно-хозяйственным вопросам, а также все остальные приказы, не вошедшие в первые две книги приказов. Нередко для приказов по административно-хозяйственной деятельности заводится отдельная папка.

Новые возможности для карьерного роста

Приказы в ДОУ по основной деятельности: на ком лежит ответственность

Руководители дошкольных учреждений часто задаются вопросом: кто из сотрудников несет

ответственность за составление приказов по ДОУ по основной деятельности? Нередко бухгалтера и заместители заведующих стремятся делегировать эту обязанность своим коллегам: кадровикам или секретарю-делопроизводителю.

Канцелярскими делами в ДОУ, как правило, занимается делопроизводитель. Помимо работы с нормативно-методическими, законодательными бумагами, помимо знания вопросов делопроизводства в детском саду, правил оформления документов, работы с документами, включая правила внутреннего трудового распорядка и устав, делопроизводитель печатает приказы и распоряжения. В круг его обязанностей часто входит документационное обеспечение кадровой деятельности. Делопроизводитель составляет, согласовывает и оформляет приказы, иные документы, поручения руководства, а также ведет учет корреспонденции, занимается систематизацией и хранением архива.

Принципы составления приказов в ДОУ на начало учебного года по основной деятельности

Регламент создания приказов утвержден на федеральном уровне. Однако унифицированной формы приказов в ДОУ по основной деятельности не существует. Дошкольные учреждения вправе самостоятельно разрабатывать приказы по собственным критериям, не забывая закреплять последние в инструкции по делопроизводству.

Как составить годовой план работы детского сада?

Рассказывает эксперт справочной системы «Образование»

Ключевые принципы составления приказа по ДОУ по основной деятельности следующие:

Решения по основным организационным, кадровым, административно-хозяйственным и другим оперативным вопросам оформляются в ДОУ в виде приказов.
Содержание приказов готовится на основании указаний заведующего дошкольным учреждением либо в ходе инициативного порядка. Кадровые приказы находятся в ведении отдела кадров ДОУ.
Приказы визирует заведующий ДОУ, на случай его отсутствия правом подписи наделяется заместитель заведующего либо исполняющий обязанности руководителя.
Текст приказа по ДОУ на начало учебного года по основной деятельности печатается на фирменном бланке или бланке принятой формы. Текст состоит из констатирующей и распорядительной части. Задачи и цели события, ставшие причиной издания приказа — констатирующая часть. Указание исполнителя, сроков выполнения, непосредственно самого поручения — распорядительная часть документа.
В приказе в обязательном порядке указываются реквизиты.
Сотрудники в обязательном порядке должны ознакомиться с текстом приказа. Один экземпляр документа вывешивается на информационном стенде ДОУ, другой заверяется подписью исполнителя и должностного лица (фиксируется дата, подпись, и прописывается “Ознакомлен”).

СОХРАНИТЕ ЭТО СЕБЕ, ЧТОБЫ НЕ ПОТЕРЯТЬ:

Приказ по ДОУ по основной деятельности включает следующие реквизиты:

наименование дошкольного учреждения (полное и сокращенное);
вид документа (приказ в ДОУ, распоряжение);
дата и место издания приказа (город, село), регистрационный номер приказа;
заголовок приказа (начинается с предлога “О” или “Об”);
после преамбулы прописывается слово “ПРИКАЗЫВАЮ” и далее с новой строки по пунктам перечисляется все то, что руководитель требует от своих подчиненных (каждый пункт должен начинаться с новой строки, это важно);
подпись заведующего и печать;
ознакомление работников с текстом приказа под роспись.

Текст приказа должен излагать всю суть, но информация при этом должна быть подана кратко и лаконично. Содержание приказа по основной деятельности в ДОУ не должно противоречить правовым нормам, компетенции руководителя, уставу дошкольного учреждения. Иначе говоря, руководитель не может отдавать поручение, которое заведомо не вписывается в этические, моральные, правовые нормы, должностные обязанности сотрудника.

Констатирующая и распорядительная части приказов в ДОУ по основной деятельности

Первая часть приказа является констатирующей. Заголовок приказа должен быть кратким и четко отвечать на вопрос, касающийся содержания распоряжения:

О чем?
Об увольнении
О назначении
Об организации питания воспитанников
О постановке на учет материальных ценностей и т.д.

В преамбуле приказа по ДОУ по основной деятельности автор указывает причину составления документа, ссылается на основной нормативный акт, действующее законодательство, локальные нормативные акты ДОУ. Приказ может быть издан в качестве ответной реакции на акты проверок, сверок, решения собраний или педагогического совета.

Начиная со слов “Приказываю” (пишется заглавными буквами), начинается распорядительная часть приказа. Перечисляются действия, которые руководитель ожидает от исполнителя (или исполнителей) приказа. В этой части важна конкретика изложения, адресность поручений. После ознакомления и исполнения делопроизводитель передает грамотно составленный приказ в архив на хранение.

Регистрация и сшивание приказов по основной деятельности в ДОУ

После издания приказ в обязательном порядке должен быть зарегистрирован в отдельном журнале “Журнал регистрации приказов по основной деятельности”. Существует типовая форма этого журнала, она издается типографиями.

Все сведения заносятся в журнал в хронологическом порядке, начиная с 01.01. календарного года. Для больших, и не только, учреждений это очень удобно. Вести нумерацию приказов проще, без труда можно найти нужный документ в случае надобности. На обложке журнала прописываются данные: начало ведения, окончание, количество листов, срок хранения. Приказы по ДОУ по основной деятельности хранятся 5 лет с момента окончания ведения журнала.

Образец регистрации приказов по основной деятельности в ДОУ состоит из граф:

номер по порядку;
дата документа;
наименование приказа;
количество листов приказа;
ответственное лицо;
кого необходимо ознакомить.

Может возникнуть ситуация, когда календарный год закончился, а журнал еще нет. В этом случае можно продолжать пользоваться журналом, но необходимо прописать сведения о соответствующем годе.

Все приказы за год по основной деятельности в ДОУ сшиваются в книгу. Перед этим на отдельном листе составляется опись приказов. В описи указывается номер документа, дата составления, название (о чем приказ), количество листов в приказе. Все листы складываются в хронологическом порядке, на самый верх ложится один чистый лист, и сшивается в твердую обложку. Также, по правилам ведения делопроизводства в детском саду, необходимо приклеить небольшую бумагу “Сшито и пронумеровано на___ листах, печать и подпись руководителя”. Хранить приказы необходимо в сейфе.

Грамотно составленный приказ в ДОУ по основной деятельности — залог эффективного управления подчиненными. Чем точнее автор изложит положения документа, тем проще будет руководителю контролировать результаты работы сотрудников. Унифицированной формы таких приказов не существует, однако есть ГОСТ Р 6.30-2003, в котором изложена структура, основные положения и требования к приказам.